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你与PPT高手之间的差距，可能就差了这8个基础设置

2023-01-30




如果你看过高手做PPT，心里肯定会有一个疑问：为什么他们能做这么快？

显而易见的一个原因是，大神们做得多，手速快，但另一个更深层次的原因是——他们对PPT里的各种操作设置，有着简单而高效的使用技巧。


今天呢，就挑选几个小技巧分享给大家。



基础功能



设置默认形状和文本框
不论你是做什么类型的PPT，插入各种形状、文本框，肯定是最高频的操作。

但在PPT里，无论我们插入什么形状，它都会默认选用第一个主题色，并且自带框线。

这最直接导致的问题就是，我们在制作时，经常需要去修改每一个形状的颜色和框线，繁杂而又重复。


解决办法也很简单，用设置默认形状功能就可以。

具体是怎么操作的呢？

我们插入并选中一个形状，去掉框线并设置成我们需要的颜色后，在在形状上右键-「设置为默认形状」，就可以了。



这样操作后，我们新插入的几何形状，都会是没有框线统一颜色的样式。



这样是不是就方便多了，文本框的默认设置也是一样的道理。



设置默认保存路径、自动保存时间
相信各位打工人，一定遇到过这种让人原地炸裂的情况——做了一晚上的PPT，即将收尾的时候电脑却突然死机，PPT文件没有保存，一切都要重头再来。


预防这种情况的方法很简单，依次点击「文件」——「选项」——「保存」，设置保存路径以及自动保存间隔时间。



增加撤销次数
有时候对改了很久的PPT不满意，想彻底变回之前的样子，不断地按Ctrl+Z撤销返回，结果发现只能还原一小部分，继续再按就没反应了。
这其实是默认撤销次数太少的问题，我们只需要在设置里多增加一些即可。

具体操作是：在「文件」——「选项」——「高级」——最多可取消操作数，把默认为10的参数150，这样子就可以疯狂连按Ctrl+Z，撤销150次，再也不怕推倒重来了。




格式刷、动画刷
突然想把几个图标调整成渐变色，除了一个个设置，还有什么办法，能够快速复制形状的渐变效果？
用格式刷就可以。点击设置好的形状，双击「格式刷」，再点击其他形状即可



动画刷也是一样的操作，轻轻松松就能复制动画效果。



重复上一步操作：F4
这个快捷键，一般用来快速复制。比如说我们插入一个矩形后，按下F4，软件就会重复上一步操作，也就是重复插入矩形，按多少下，就插入多少个，非常方便。



制作一个矩形墙，也不过是几秒钟的事情。





进阶功能



一键更改字体

有时候为了统一整套PPT的字体，这个时候很多人都会一页页调整过去，费时费力。
但其实PPT自带了统一字体的功能，只需要在「开始」——「替换」——「替换为字体」——选择替换和被替换的字体即可。





一键快速排版

借助SmartArt功能，实现一键快速排版。


比如给段落小标题加一个强调效果，在正文前按Tab键缩进后，选用SmartArt图形即可生成。



快速一键排版多张图片，框选所有图片后，用SmartArt图形排版即可，非常方便。





快速访问工具栏

快速访问工具栏，就是PPT界面下小小的这一条，很多资深PPT高手，非常喜欢这个支持用户自定义的功能。



具体设置方法：




这么一条不起眼的工具栏，怎么能提升工作效率呢？


我们拿「水平居中」和「垂直居中」为例，按照一般的方法，对齐两个物体，需要6步：
1.点击两个对齐对象；
2.点击「格式」；
3.点击「对齐」；
4.点击「水平居中」；
5.再点击「对齐」；
6.点击「垂直居中」。


而如果你把这两个功能放在快速访问工具栏上，对齐时，只需3步：
1.点击两个对齐对象；
2.点击「水平居中」；
3.点击「垂直居中」。

非常快捷就能完成，你看，时间就是这么节省下来的。


本篇文章的全部内容就到这里啦，有收获的话，还请大家多多关注~

作者：阿伟

来源：公众号【爱设计PPT】



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